Aide-mémoire: les fonctionnalités incontournables d'Excel 2016

Précédent 1 2 Page 2 Page 2 de 2

Partage simple avec la version de bureau d'Excel

En mars 2016, la version de bureau d'Excel a reçu une fonctionnalité appelée Partage simple, et certains observateurs du secteur pensaient que la collaboration en direct pour Excel était enfin là. Hélas, ce n'est pas le cas. Au lieu de cela, ce n'est qu'un moyen pour les gens d'utiliser plus facilement les fonctionnalités de partage qui existent sous une forme ou une autre depuis Excel 2007. Le partage dans Excel a toujours été déroutant, et la fonctionnalité de partage simple d'Excel 2016 ne facilite pas considérablement les choses . Néanmoins, si vous travaillez souvent avec d'autres personnes sur des feuilles de calcul, vous voudrez peut-être l'essayer.

Vous devez d'abord préparer un classeur à partager. (Notez que vous ne pouvez pas partager de classeurs contenant des tableaux Excel et qu'il existe d'autres limitations concernant la mise en forme et les fonctionnalités pouvant être effectuées dans un classeur partagé.)

Dans le classeur que vous souhaitez partager avec d'autres personnes, cliquez sur Révision sur le ruban, puis sur Partager le classeur, et dans l'onglet Modification de l'écran qui s'affiche, cochez la case "Autoriser les modifications par plusieurs utilisateurs à la fois heure. Cela permet également la fusion de classeurs. " Ensuite, dans l'onglet Avancé de l'écran, sélectionnez la manière dont vous souhaitez suivre les modifications et gérer les modifications effectuées par d'autres personnes, par exemple, pendant combien de temps conserver l'historique des modifications dans le document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Vous pouvez désormais partager le classeur avec d'autres personnes, voir les modifications apportées par tout le monde après les avoir effectuées et décider lesquelles conserver et lesquelles supprimer. Rien de tout cela n'est nouveau - tout cela était disponible dans les versions précédentes d'Excel. Mais avec le partage simple, il est plus facile de partager le fichier lui-même, car vous le stockez dans un emplacement cloud auquel tout le monde peut accéder, puis le partagez avec d'autres.

Pour utiliser le partage simple, enregistrez d'abord le fichier dans un compte OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint. (Ce sont les seuls services qui fonctionnent avec le partage simple.) Pour ce faire, cliquez sur Fichier> Enregistrer sous et sélectionnez le compte OneDrive ou SharePoint approprié.

Après cela, cliquez sur l'icône Partager dans le coin supérieur droit du classeur. Le volet Partager apparaît sur la droite. Le volet Partager est probablement la raison pour laquelle certaines personnes croient à tort qu'Excel offre une collaboration en temps réel, car il s'agit du même volet de partage que Word, PowerPoint et OneNote utilisent pour collaborer. La différence est que dans le cas d'Excel, vous ne pourrez utiliser le volet que pour permettre à quelqu'un d'autre d'accéder au document - cela ne vous permettra pas de collaborer en temps réel.

En haut du volet Partager, saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le document dans la zone "Inviter des personnes" ou cliquez sur l'icône du bloc-notes pour rechercher dans votre liste de contacts des personnes à inviter. Une fois que les adresses des personnes sont dans la boîte, un menu déroulant apparaît et vous permet de choisir d'autoriser vos collaborateurs à modifier le document ou de l'afficher uniquement. Sous la liste déroulante, vous pouvez également saisir un message qui est envoyé aux personnes avec lesquelles vous partagez le document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Partager.

Notez que vous pouvez attribuer différents privilèges de modification / affichage à différentes personnes, mais uniquement si vous envoyez des e-mails différents à chacun. Dans chaque e-mail individuel que vous envoyez, vous pouvez choisir uniquement modifier ou afficher, et cela s'applique à tout le monde dans l'e-mail. Donc, pour attribuer différents privilèges à différentes personnes, envoyez-leur des e-mails individuels au lieu de les regrouper tous dans un seul e-mail.

Un e-mail contenant un lien vers le fichier est envoyé aux personnes que vous avez désignées. Notez que c'est toute l'étendue de ce que fait le partage simple - après l'envoi de cet e-mail, vous utilisez les mêmes fonctionnalités de partage qui existaient déjà dans Excel avant la version 2016, comme je l'expliquerai ci-dessous.

Les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier doivent cliquer sur l'icône du fichier dans leur e-mail pour l'ouvrir. Ils peuvent parcourir la feuille de calcul, mais s'ils souhaitent y apporter des modifications, ils devront en enregistrer une copie dans le même dossier où ils l'ont ouverte. L'original lui-même sera en lecture seule pour eux.

Vos collaborateurs apportent les modifications souhaitées à leur copie de la feuille de calcul et l'enregistrent. Vous ouvrez ensuite votre feuille de calcul d'origine et vous pouvez fusionner les modifications dans leur copie de la feuille de calcul avec votre feuille de calcul d'origine. Avant de pouvoir le faire, cependant, vous devez suivre les étapes suivantes:

1. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide. Il s'agit de la quatrième icône en partant de la gauche (une flèche vers le bas avec une ligne horizontale au-dessus) sur la barre d'outils d'accès rapide, qui se trouve dans le coin supérieur gauche de l'écran. Sur l'écran qui apparaît, cliquez sur Plus de commandes.

2. Sur l'écran qui apparaît, accédez à la liste déroulante «Choisir les commandes de» et sélectionnez «Toutes les commandes».

3. Faites défiler la liste, sélectionnez Comparer et fusionner les classeurs, puis cliquez sur le bouton Ajouter au milieu de l'écran.

4. Cliquez sur le bouton OK en bas de l'écran.

L'icône Comparer et fusionner des classeurs apparaît désormais dans la barre d'outils d'accès rapide sous forme de cercle.

Dans la feuille de calcul d'origine que vous avez partagée, cliquez sur l'icône Comparer et fusionner les classeurs. Lorsque la boîte de dialogue «Sélectionner les fichiers à fusionner dans le classeur actuel» s'affiche, cliquez sur la copie du classeur que la personne a créée. Cliquez ensuite sur OK. Toutes les modifications apportées par l'autre personne au classeur apparaîtront dans le classeur d'origine, identifiées par qui les a effectuées. Vous pouvez ensuite décider de conserver les modifications.

Pour plus d'informations sur l'utilisation et la fusion de classeurs partagés, voir Microsoft «Utiliser un classeur partagé pour collaborer dans Excel 2016 pour Windows». Juste un rappel: cette fonctionnalité de classeur partagé n'est pas nouvelle dans Excel 2016. Seule la façon de partager le classeur lui-même a changé, à l'aide du volet Partager.

Je trouve que les fonctionnalités de partage de la version de bureau d'Excel sont extrêmement compliquées, même en utilisant le partage simple. Il est encourageant que Microsoft ait une version bêta de collaboration en temps réel en préparation; J'anticipe avec impatience le jour où il deviendra stable et sera déployé auprès des utilisateurs d'Excel 2016.

Quatre nouvelles fonctionnalités à découvrir

Les professionnels de la feuille de calcul seront ravis de quatre nouvelles fonctionnalités intégrées à Excel 2016 - Analyse rapide, Feuille de prévisions, Obtenir et transformer et Cartes 3D.

Analyse rapide

Si vous cherchez à analyser des données dans une feuille de calcul, le nouvel outil d'analyse rapide vous aidera. Mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez analyser, puis déplacez votre curseur dans le coin inférieur droit de ce que vous avez mis en surbrillance. Une petite icône représentant une feuille de calcul avec un éclair apparaît. Cliquez dessus et vous obtiendrez une variété d'outils pour effectuer une analyse instantanée de vos données. Par exemple, vous pouvez utiliser l'outil pour mettre en surbrillance les cellules avec une valeur supérieure à un nombre spécifique, obtenir la moyenne numérique des cellules sélectionnées ou créer un graphique à la volée.

Feuille de prévision

Autre nouveauté, vous pouvez générer des prévisions basées sur des données historiques à l'aide de la fonction Feuille de prévisions. Si, par exemple, vous disposez d'une feuille de calcul indiquant les ventes de livres passées par date, la feuille de prévision peut prédire les ventes futures en fonction des précédentes.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez travailler dans une feuille de calcul contenant des données historiques basées sur le temps. Placez votre curseur dans l'une des cellules de données, accédez à l'onglet Données du ruban et sélectionnez Feuille de prévision dans le groupe Prévisions vers la droite. Sur l'écran qui apparaît, vous pouvez sélectionner diverses options telles que la création d'un graphique linéaire ou à barres et la date à laquelle la prévision doit se terminer. Cliquez sur le bouton Créer et une nouvelle feuille de calcul apparaîtra montrant vos données historiques et prévues et le graphique de prévision. (Votre feuille de calcul d'origine restera inchangée.)

Obtenir et transformer

Cette fonctionnalité n'est pas entièrement nouvelle dans Excel. Anciennement connu sous le nom de Power Query, il a été mis à disposition en tant que complément gratuit à Excel 2013 et ne fonctionnait qu'avec les fonctionnalités PowerPivot d'Excel Professional Plus. Le logiciel de Business Intelligence Power BI de Microsoft offre des fonctionnalités similaires.

Désormais appelé Get & Transform, il s'agit d'un outil de veille stratégique qui vous permet d'extraire, de combiner et de mettre en forme des données provenant d'une grande variété de sources locales et cloud. Ceux-ci incluent des classeurs Excel, des fichiers CSV, SQL Server et d'autres bases de données, Azure, Active Directory et bien d'autres. Vous pouvez également utiliser des données provenant de sources publiques, notamment Wikipedia.

Vous trouverez les outils Obtenir et transformer ensemble dans un groupe sous l'onglet Données du ruban. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces outils, consultez la section «Premiers pas avec Get & Transform dans Excel 2016» de Microsoft.

Cartes 3D

Avant Excel 2016, Power Map était un complément de visualisation géospatiale 3D gratuit populaire pour Excel. Il est désormais gratuit, intégré à Excel 2016 et renommé Cartes 3D. Avec lui, vous pouvez tracer des informations géographiques et autres sur un globe ou une carte 3D. Vous devrez d'abord disposer de données adaptées à la cartographie, puis préparer ces données pour les cartes 3D.

Ces étapes dépassent le cadre de cet article, mais voici les conseils de Microsoft sur la façon d'obtenir et de préparer des données pour les cartes 3D. Une fois que vous avez correctement préparé les données, ouvrez la feuille de calcul et sélectionnez Insertion> Carte 3D> Ouvrir les cartes 3D. Cliquez ensuite sur Activer dans la zone qui apparaît. Cela active la fonction Cartes 3D. Pour plus d'informations sur l'utilisation de vos données et la personnalisation de votre carte, consultez le didacticiel Microsoft «Premiers pas avec les cartes 3D».

Si vous ne disposez pas de données pour la cartographie, mais que vous souhaitez simplement voir à quoi ressemble une carte 3D, vous pouvez télécharger des exemples de données créés par Microsoft. La capture d'écran présentée ici est tirée de la démo de simulation de consommation électrique saisonnière Dallas Utilities de Microsoft. Lorsque vous avez téléchargé le classeur, ouvrez-le, sélectionnez Insertion> Carte 3D> Ouvrir les cartes 3D et cliquez sur la carte pour la lancer.

Raccourcis clavier pratiques

Si vous êtes fan des raccourcis clavier, bonne nouvelle: Excel en prend en charge beaucoup. Le tableau ci-dessous met en évidence les plus utiles, et d'autres sont répertoriés sur le site Office de Microsoft.

Et si vous voulez vraiment utiliser les raccourcis clavier, téléchargez notre guide de référence rapide du ruban Excel 2016, qui explore les commandes les plus utiles de chaque onglet du ruban et fournit des raccourcis clavier pour chacun .

Raccourcis clavier utiles d'Excel 2016

Source: Microsoft
COMBINAISON DE CLÉS ACTION
Navigation dans la feuille de travail
PgUp / PgDn Déplacer un écran vers le haut / bas
Alt-PgUp / Alt-PgDn Déplacer un écran vers la gauche / droite
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Déplacer un onglet de feuille de calcul vers la gauche / droite
Flèche haut / bas Déplacer une cellule vers le haut / bas
Languette Passer à la cellule suivante à droite
Maj-Tab Déplacer vers la cellule à gauche
Accueil Se déplacer au début d'une ligne
Ctrl-Accueil Aller au début d'une feuille de calcul
Ctrl-Fin Passer à la dernière cellule contenant du contenu
Ctrl-Flèche gauche Déplacer vers le mot vers la gauche dans une cellule
Ctrl-Flèche droite Déplacer vers le mot vers la droite dans une cellule
Ctrl-G ou F5 Afficher la boîte de dialogue Atteindre
F6 Basculer entre la feuille de calcul, le ruban, le volet Office et les commandes de zoom
Ctrl-F6 Si plusieurs feuilles de calcul sont ouvertes, passez à la suivante
Navigation par ruban
Alt Afficher les raccourcis du ruban
Alt-F Allez dans l'onglet Fichier
Alt-H Allez dans l'onglet Accueil
Alt-N Allez dans l'onglet Insertion
Alt-P Accédez à l'onglet Mise en page
Alt-M Allez dans l'onglet Formules
Alt-A Allez dans l'onglet Données
Alt-R Allez dans l'onglet Review
Alt-W Allez dans l'onglet Affichage
Alt-Q Placez le curseur dans la zone Tell Me
Alt-JC Accédez à l'onglet Outils de graphique / Conception lorsque le curseur est sur un graphique
Alt-JA Accédez à l'onglet Outils / Format du graphique lorsque le curseur est sur un graphique
Alt-JT Accédez à l'onglet Outils de tableau / Conception lorsque le curseur est sur un tableau
Alt-JP Accédez à l'onglet Outils d'image / Format lorsque le curseur est sur une image
Alt-JI Accédez à l'onglet Dessin (si disponible)
Alt-B Accédez à l'onglet Power Pivot (si disponible)
Travailler avec des données
Shift-Barre d'espace Sélectionnez une ligne
Ctrl-Barre d'espace Sélectionnez une colonne
Ctrl-A ou Ctrl-Maj-Espace Sélectionnez une feuille de calcul entière
Touche Maj + Flèche Étendre la sélection d'une seule cellule
Shift-PgDn / Shift-PgUp Étendre la sélection d'un écran vers le bas / vers le haut d'un écran
Shift-Home Étendre la sélection au début d'une ligne
Ctrl-Maj-Début Étendre la sélection au début de la feuille de calcul
Ctrl-C Copier le contenu de la cellule dans le presse-papiers
Ctrl-X Copier et supprimer le contenu de la cellule
Ctrl-V Coller du presse-papiers dans une cellule
Ctrl-Alt-V Afficher la boîte de dialogue Collage spécial
Entrer Terminez la saisie des données dans une cellule et passez à la cellule suivante vers le bas
Maj-Entrée Terminez la saisie des données dans une cellule et passez à la cellule suivante
Esc Annuler votre entrée dans une cellule
Ctrl-; Insérez la date actuelle
Ctrl-Maj-; Insérez l'heure actuelle
Ctrl-T ou Ctrl-L Afficher la boîte de dialogue Créer une table
Ctrl-Fin Dans la barre de formule, déplacez le curseur à la fin du texte
Ctrl-Maj-Fin Dans la barre de formule, sélectionnez tout le texte du curseur à la fin.
Alt-F8 Créer, exécuter, modifier ou supprimer une macro
Formatage des cellules et des données
Ctrl-1 Afficher la boîte de dialogue Format de cellule
Alt- ' Afficher la boîte de dialogue Style
Ctrl-Maj- & Appliquer une bordure à une cellule ou à une sélection
Ctrl-Maj-_ Supprimer une bordure d'une cellule ou d'une sélection
Ctrl-Maj- $ Appliquer le format monétaire avec deux décimales
Ctrl-Maj- ~ Appliquer le format numérique
Ctrl-Maj-% Appliquer le format de pourcentage sans décimales
Ctrl-Maj- # Appliquer le format de date en utilisant le jour, le mois et l'année
Ctrl-Maj- @ Appliquer le format de l'heure en utilisant l'horloge de 12 heures
Ctrl-K Insérer un hyperlien
Ctrl-Q Afficher les options d'analyse rapide pour les cellules sélectionnées contenant des données
Travailler avec des formules
= Commencer une formule
Alt- = Insérer une fonction AutoSum
Maj-F3 Insérer une fonction
Ctrl-` Basculer entre l'affichage des formules et des valeurs de cellule
Ctrl- ' Copiez et collez la formule de la cellule ci-dessus dans la formule actuelle
F9 Calculer toutes les feuilles de calcul de tous les classeurs ouverts
Maj-F9 Calculer la feuille de calcul actuelle
Ctrl-Maj-U Développer ou réduire la barre de formule
Autres raccourcis utiles
Ctrl-N Créer un nouveau classeur
Ctrl-O Ouvrez un classeur
Ctrl-S Enregistrer un classeur
Ctrl-W Fermer un classeur
Ctrl-P Imprimer un classeur
Ctrl-F Afficher la boîte de dialogue Rechercher et remplacer
Ctrl-Z Annuler la dernière action
Ctrl-Y Refaire la dernière action
Maj-F2 Insérer ou modifier un commentaire de cellule
Ctrl-Maj-O Sélectionnez toutes les cellules contenant des commentaires
Ctrl-9 Masquer les lignes sélectionnées
Ctrl-Maj- ( Afficher les lignes masquées dans une sélection
Ctrl-0 Masquer les colonnes sélectionnées
Ctrl-Maj-) Afficher les colonnes masquées dans une sélection
F7 Vérifier l'orthographe de la feuille de calcul active ou de la plage sélectionnée

Prêt à approfondir Excel? Consultez nos «11 conseils Excel pour les utilisateurs expérimentés».

Cette histoire, "Aide-mémoire: les fonctionnalités incontournables d'Excel 2016" a été initialement publiée par Computerworld.